Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе: что делать кадровику?
На днях Думой в третьем чтении были приняты поправки в Трудовой кодекс, касающиеся дистанционной работы. Поправки еще не подписаны президентом, но, очевидно, это будет сделано. Поэтому будем считать, что с 1 января нас ждут некоторые изменения. Какие? Документ довольно большой, на 18 страницах, но я постаралась для вас сделать основную выжимку.
Если вы помните, в исходной версии Трудового кодекса было лишь про надомников - три небольшие статьи, 310 - 312. В 2013 г. была добавлена новая глава, про дистанционных работников, и появилось пять новых статей: 312.1 - 312.5.
В новом законе содержание этих статей было изменено, а также появились четыре новые статьи, 312.6 - 312.9. В целом содержание главы 49.1 сильно перекроили. Статья 312.5 не только полностью поменяла название, но и свой смысл.
Главное изменение - у работодателя с Нового года появится возможность переводить работников на удаленку скопом и без их согласия. Для этого достаточно издать приказ, распоряжение или иной локальный нормативный акт. Этому посвящена новая статья 312.9.
Есть, получается, два способа сделать работника дистанционным: а) через трудовой договор (дополнительное соглашение), б) общим приказом.
Первый способ - долгий и нудный, потому что надо с каждым заключать отдельный допник, надо спрашивать согласие. Второй способ - короткий и более комфортный для кадровика.
Кадровику, конечно, следует дождаться решения своего руководства о переводе части работников на дистант. Это обычно является следствием того, что на региональном уровне губернатор издает соответствующее распоряжение. Но некоторые работодатели и без таких распоряжений принимают решение о переводе части работников на дистант.
С чего начинаем готовить приказ? Надо найти соответствующее распоряжение губернатора и выяснить, сколько и кого мы отправляем на дистант.
Это обычно не менее 30 % работников. Это обычно работники в возрасте 65+ и работники с некоторыми заболеваниями (список надо уточнить для своего региона): диабет, астма и др.
Начинаем составлять список. Конечно, я бы первым делом туда включила пожилых и с определенными болезнями (раз их все равно надо переводить на дистант). Возможно, такие работники стоят на очень важном посту, поэтому их не включаем. В распоряжении губернатора, скорее всего, указана такая возможность.
Во-вторых, конечно, исходя из заботы о работниках, мы переводим на удаленку беременных, инвалидов, просто больных или немолодых людей - то есть тех, кому болеть особенно опасно.
Далее включаем в список программистов, дизайнеров и других работников, которых первым делом хочется перевести на удаленку.
Если квота (30 % или иная) не достигнута, тогда добавляем тех работников, перевод которых на удаленку принесет наименьший вред организации. Например, выбирая между бухгалтером и водителем, многие, конечно, выберут бухгалтера, потому что водитель из дома точно не сможет работать.
Если мы так и не смогли достичь квоты, то, вероятно, стоит связаться с администрацией региона и договориться. Если не получится объяснить и договориться, то части работников мы будем вынуждены оформить простой.
Это тоже интересное новшество. В последнем абзаце принимаемой статьи 312.9 говорится о том, что если мы работника не можем временно перевести на удаленку, тогда мы ему оформляем время вынужденного простоя, причем по причинам не зависящим от работодателя и работника. В этом случае мы будем ему оплачивать время простоя в размере не менее 2/3 от обычной оплаты.
В нынешних распоряжениях губернаторов говорится, что 30 % это именно переводимые на дистант. Но простаивающие работники это не дистанционные работники. Скорее всего, после Нового года никто не будет против того, чтобы простаивающих учитывать в числе этих 30 %. Да и распоряжения губернаторов, может быть, будут изменены, чтобы подстроиться под обновленный Трудовой кодекс.
Когда списки составлены и согласованы, можно приступать к подготовке приказа. Обратите внимание, что согласно поправкам вы обязаны согласовать приказ с профсоюзной организацией (если, конечно, она у вас есть).
Поправки в ТК гласят, что наш приказ должен включать следующие пункты:
- указание на обстоятельства перевода на дистант,
- список работников, временно переводящихся на дистант,
- срок, на который работники временно переводятся на дистант,
- порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием и разными средствами,
- порядок организации труда дистанционных работников,
- иные положения.
Обстоятельства мы сразу указываем в названии и преамбуле приказа: ссылаемся на эпидемию и распоряжение губернатора. Для большей ясности мы сразу прописываем, что перевод этот - в соответствии со статьей 312.9.
Для нас важно выдержать квоту, поэтому, конечно, для начала надо констатировать, сколько у нас вообще сейчас работников.
Список работников, временно переводимых на удаленку лучше вынести в приложение, особенно если у нас много работников. Мы этот приказ пишем не только для себя, но и для проверяющих органов, поэтому прямо в приказе и приводим проценты, чтобы у нас было полное взаимопонимание.
Если у вас получилось уложиться в квоту (30 %) в предыдущем пункте, то вам не нужен пункт про то, что некоторые работники будут находиться в состоянии вынужденного простоя. Если же вы кого-то переводите «на простой», то у вас будет еще один список, который тоже можно вынести в приложение.
Надо обязательно указать срок действия приказа. Тут можно пойти двумя путями.
В распоряжениях губернаторов обычно указывается срок, в течение которого работодатели должны перевести часть работников на дистанционный режим. Например, с 5 октября по 28 октября. Поэтому и мы в своем приказе можем указать, что он действует с 5 октября по 28 октября. Потом просто пролонгируем его действие.
Но можно просто указать, что он действует, пока действуют соответствующие распоряжения органов исполнительной власти.
Важный момент - как мы будем обеспечивать наших работников оборудованием, иными средствами (например, необходимыми компьютерными программами, интернетом). Согласно поправкам, работодатель обязан обеспечить работников, переводимых на удаленку, всем необходимым. Если, например, работник пользуется своим компьютером и интернетом, то он имеет право на компенсацию.
Если мы не хотим в приказе расписывать всю процедуру обеспечения, проще прописать, что мы создаем комиссию по рассмотрению заявок наших работников. Пусть она решает.
Согласно поправкам в Трудовой кодекс наш приказ должен включать порядок организации труда, а именно: режим рабочего времени, периоды взаимодействия работника и работодателя, порядок и способ взаимодействия с работодателем, порядок и сроки представления отчетов о работе.
Если мы в нашем приказе явно не пропишем режим рабочего времени, тогда он станет для наших дистанционных работников свободным, а мы этого вряд ли желаем, поэтому прописываем, например, что режим остается без изменения.
Если мы хотим, чтобы наш работник был доступен для общения весь рабочий день, мы тогда прописываем, что период взаимодействия - все рабочее время.
Обратите внимание, что согласно поправкам время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время.
В приказе мы должны прописать порядок и способ взаимодействия работника с работодателем. Советую здесь хорошо продумать технические и юридические моменты. Если работник потом скажет, что он чего-то не получил или что он послал что-то, хотя на самом деле не посылал, то что мы будем делать?
В простом варианте мы налаживаем документооборот через электронную почту, но лучше использовать какую-нибудь систему электронного документооборота.
В приказе мы также прописываем, как работники будут отчитываться перед нами о проделанной работе. Можно сделать, например, чтобы они еженедельно отчитывались. Это будет иметь еще и некоторое психологическое воздействие - чтобы работники не расслаблялись на удаленке.
Рано или поздно нам потребуется присутствие некоторых дистанционных работников на своих привычных рабочих местах. Поправки в Трудовой кодекс требуют, чтобы мы определили порядок вызова их.
Некоторые обязанности работодателя по охране труда на дистанционных работников не распространяются, но тем не менее мы должны следить за охраной труда и в этом случае.
Согласно поправкам, перевод на дистанционную работу не может являться основанием для снижения работнику зарплаты. Поэтому, конечно, в наших документах нигде не должно быть, что снижение зарплаты (если такое будет) как-то прямо связано с дистантом. Можно в нашем приказе об этом напомнить главному бухгалтеру.
В обновленном Трудовом кодексе появилось новое основание для увольнения - если дистанционный работник не выходит на связь более двух рабочих дней со дня получения соответствующего запроса от работодателя. Конечно, надо будет потом взять объяснение у такого работника, и надо быть готовым к тому, чтобы доказать, что работник и правда не выходил на связь.
Если сочтете нужным, в приказе можно проинформировать работников о том, что есть теперь такое основание для увольнения. Тем самым мы показываем, что собираемся следить за дисциплиной.
Вот такой у нас получился приказ, с двумя приложениями. Обратите внимание, что согласие работника на такой перевод не требуется, но он должен быть ознакомлен под роспись с этим приказом.
Когда закончится срок действия приказа, нам надо будет или продлить его (если по-прежнему действуют обстоятельства), или предоставить работникам прежнюю работу.
Что хочется сказать в конце? Немного о понятиях. В поправках уравниваются понятия «удаленная работа» и «дистанционная работа», но активно используется только «дистанционная работа».
«Удаленный работник» - такое понятие вообще не используется, да и звучит оно немного смешно. Правильно - «дистанционный работник».
Дистанционный работник это и тот работник, у которого дистанционная работа прописана в трудовом договоре, и тот, кто временно переведен по инициативе работодателя на дистанционну работу вследствие эпидемии, землетрясения, наводнения, производственной аварии или иного катаклизма.
Да, кстати, дистанционный работник это не то же самое, что надомник, это разные понятия. Их деятельность регулируется разными статьями.
Да, с каждым годом работа кадровика становится все сложнее и ответственнее.
См. также
Кадровое делопроизводство- Алгоритм увольнения работника
- Воинский учет при приеме на работу
- Дисциплинарный проступок: наказать или простить?
- Заверение копии документа самой организацией
- Кадровые новости // Март 2021 г.
- Как посчитать норму рабочего времени
- Как соблюдать квоты для приема на работу инвалидов
- Как уничтожить документы
- Какие дела создавать в отделе кадров и сколько их хранить
- Куда ставить печать в документе?
- ... и другое
azps@azps.ru