15.09.2022 РАЗЪЯСНЕНИЯ

Это разное: обмен документами в электронном виде и ведение электронного документооборота

С дистанционными работниками можно обмениваться электронными документами даже в том случае, если кадровый электронный документооборот (КЭДО) не введен в организации (в смысле статей 22.1 — 22.3 Трудового кодекса).

Исторически первыми в ТК были поправки по дистанционной работе. В 2013 г. появилась глава 49.1 («Особенности регулирования труда дистанционных работников»). В декабре 2020 г. она претерпела серьезные изменения. Сейчас в ней девять статей (312.1 — 312.9). А статьи 22.1 – 22.3, посвященные КЭДО, были введены в ноябре 2021 г.

Глава 49.1 разрешает обмениваться с дистанционным работником трудовым договором и иными документами в электронном виде. В статье 312.3 говорится, что для ряда документов должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника:

- трудовые договоры,

- дополнительные соглашения к ним,

- договоры о материальной ответственности,

- ученические договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Для других документов можно использовать любые виды электронной подписи и даже обходиться без нее (то есть в иной форме, предусмотренной в ЛНА или колдоговоре).

Введен КЭДО в организации или не введен — все равно с дистанционными работниками можно обмениваться электронными документами согласно главе 49.1.

Можно, разумеется, с дистанционными работниками обмениваться документами не согласно главе 49.1, а согласно статьям 22.1 — 22.3 (то есть через КЭДО). В последнем случае это дает возможность работнику не иметь усиленную электронную подпись, если обмен идет через «Работу в России».

Чтобы эти две возможности не противоречили друг другу, в статье 312.1 появилась дописка, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3.

По-хорошему, надо где-то в своей локалке обозначить, что мы приняли такое решение — распространить КЭДО и на дистанционных работников. Тем самым мы убережем себя от возможных претензий, что мы обмениваемся с дистанционщиками без усиленной подписи. Хотя такие претензии, прямо скажем, маловероятны. Сложно представить, чтобы трудовые инспекторы оказались недовольны тем, что мы в своем приказе (распоряжении) о переходе на КЭДО (согласно статье 22.2) отдельно не указали, что дистанционщиков это тоже касается.

Интересный вопрос был задан Роструду. В нем спрашивалось, верно ли, что по умолчанию КЭДО не распространяется на дистанционных сотрудников? На это последовал ответ, что следует различать заключение трудового договора в электронном виде и ведение электронного документооборота. Что заключение трудового договора в электронном виде это одно, а ведение электронного документооборота это другое — это более широкое понятие, касается любых кадровых документов.

Хотя прямо, как показалось «Кадровым вестям», сотрудник Роструда не ответил на вопрос, тем не менее из ответа можно понять, что ведомство считает, что по умолчанию КЭДО должно распространяться на всех сотрудников, в том числе дистанционных. Если не будет уточнения про дистанционщиков, и ладно. Если наш дистанционный сотрудник согласится обмениваться документами в рамках КЭДО, то хорошо. Если откажется, то тоже неплохо, мы будем обмениваться по статье 312.3.