08.06.2022 ПРОЕКТЫ

Получить и увидеть документ это не то же, что ознакомиться с ним

Или Почему при кадровом электронном документообороте (КЭДО) будет больше «цифровой макулатуры».

«Кадровые вести», знакомясь с проектом Единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, заметили интересный факт.

В этих Единых требованиях есть Справочник основных видов электронных документов, связанных с работой: трудовой договор, объяснение работника, ученический договор, ПВТР и др. Среди этих документов есть:

- ознакомление с локальным нормативным актом,

- ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка,

- еще несколько ознакомлений.

В бумажном делопроизводстве уже сложился свой порядок ознакомления с ПВТР или иными ЛНА. Чаще всего делается лист ознакомления, который сшивается вместе с ЛНА. На больших предприятиях часто заводят журнал ознакомления, в котором работники расписываются.

На каждый факт ознакомления не требуется создавать свой документ. В противном случае отдел кадров просто утонул бы в бумаге. Допустим, у нас работает 500 человек, мы обновили ПВТР – и пришлось бы потратить пачку бумаги и много тонера на распечатывание индивидуальных листов ознакомления.

В КЭДО ознакомление с документами это слабый момент. Как фиксировать ознакомление? Как потом доказать, что ознакомили человека?

Для дистанционной работы в Трудовом кодексе в статье 312.3 прописано, что стороны обязаны при обмене электронными документами направить назад электронный документ, подтверждающий получение электронного документа. Если формально следовать этому требованию, то это может растянуться до бесконечности: получаю документ, отправляю документ, что получил документ, потом получаю документ, что получен документ, подтверждающий получение мною документа...

Если Единые требования будут утверждены в этом виде, будет именно так, что в информационной системе будет храниться документ «Ознакомление с...» То есть наш работник должен будет явным образом подтвердить, что ознакомился с документом, сформировав документ ознакомления.

На самом деле, наверно, это можно было бы реализовать проще: информационная система («Работа в России» или другая) фиксирует, что работник получил документ, открыл его, а если открыл, то значит, ознакомился. В случае чего потом информационная система предоставляет юридически значимую выписку, подтверждающую, что работник ознакомился с документом.

Но Минтруд решил так – раз в статье 68, например, сказано, что работника надо под роспись ознакомить с ПВТР, значит, работник должен сгенерировать электронный документ, подтверждающий ознакомление с электронным документом.

Если вы думаете, что КЭДО снизит количество документов, то ошибаетесь. Их может быть раз в сто больше.