08.06.2022 ПРОЕКТЫ
В Минтруде разработали и опубликовали проект приказа, который вступит в силу 1 марта 2023 года и будет определять требования к электронным документам кадрового электронного документооборота (КЭДО).
1 марта 2023 года вступит в силу абзац статьи 22.1 Трудового кодекса, в котором сказано, что в КЭДО применяются единые требования к составу и форматам электронных документов и что эти требования разрабатываются Минтрудом по согласованию с Минцифры. И вот проект этих требований готов.
Первое, что бросается в глаза, – не получится вести у себя в организации документооборот в простом виде. Как можно было бы сделать и как уже некоторые начали делать: документы (например, заявления или приказы) оформляются в pdf, подписываются электронной подписью, пересылаются по электронной почте другим работникам, хранятся где-то в организации на компьютерах, в том числе на файлообменниках.
Это довольно просто и понятно, такой электронный документооборот максимально похож на бумажный. Надо только позаботиться о безопасности, сохранности документов. Но есть два сложных момента:
- не очень понятно, как знакомить работников с такими цифровыми документами, чтобы ознакомление имело юридическую силу;
- вряд ли у нас в штате одни айтишники, для которых не составляет труда создать pdf с цифровой подписью – для очень многих это может стать проблемой.
Поэтому, очевидно, Минтруд пришел к выводу, что в любом случае будет задействована сложная информационная система: «Работа в России» или какая-то иная. Использование сложной информационной системы (особенно «Работы в России») решает обе проблемы: помогает ознакомить, помогает сформировать грамотный документ.
В проекте требования сформулированы так, что понятно, что это именно программы будут генерировать документы в определенном формате:
- должна быть основная часть документа – файл в формате PDF/A, название файла может состоять только из латиницы, цифр и знака подчеркивания (и символов не должно быть более 64);
- могут быть файлы приложения к основному документу, к ним тоже требования;
- должно быть описание электронного документа в файле формата XML (их понимают или программы, или айтишники);
- прописаны требования к транспортному контейнеру (все это добро упаковывается в ZIP-архив).