23.11.2021 НОВЕЛЛЫ

Закон о кадровом электронном документообороте подписан и уже вступил в силу

За исключением отдельных второстепенных положений, которые вступят позже.

Отныне можно (но совсем не обязательно) почти все кадровые документы создавать, утверждать и хранить, обмениваться ими лишь в электронном формате. Исключения (то, что все же придется вести в бумажной форме):

1) трудовые книжки,

2) акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,

3) приказ (распоряжение) об увольнении работника,

4) документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

К этому в тексте закона добавляется следующее небольшое исключение (но не потому, что их надо вести в бумажном виде, а потому, что изначально они уже электронные, и в Трудовом кодексе уже предусмотрена возможность выдать работнику в форме электронного документа):

5) сведения о трудовой деятельности (СТД).

Для хранения и обмена электронными документами предусмотрено две возможности:

1) платформа «Работа в России» (легкий, бесплатный и более надежный вариант),

2) информационная система работодателя, которая позволяет обеспечить подписание электронного документа, хранение такого документа, фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Второй вариант тяжелее, потому что требует квалифицированного ИТ-специалиста. Если воспользоваться сторонними сервисами, то все равно надо следить за их качеством. Если не работать с «Работой в России», то в любом случае придется раскошелиться на электронные подписи для сотрудников, а потом вовремя их обновлять.

Если работодатель будет пользоваться своей информационной системой, то надо будет хорошо продумать, как он будет потом доказывать, что, например, работник и правда получил электронный документ. В любом случае использование «Работы в России» в этом плане более надежно.

Но, конечно, не всякий работодатель захочет хранить свои кадровые документы на платформе, принадлежащей Роструду. Для начала надо всю документацию привести в порядок, а на это требуется время и силы.

Кадровику, как нам кажется, для начала лучше провести собрание с коллективом и рассказать своими словами про достоинства и недостатки кадрового электронного документооборота, выслушать мнения работников, оценить, насколько коллектив готов перейти на КЭДО.

Даже если организация перейдет на КЭДО, отдельные работники или их большинство могут отказаться от электронных кадровых документов, и тогда им придется предоставлять, как и прежде, бумажные документы. Отказаться от КЭДО не сможет только молодежь, не имеющая по состоянию на 31 декабря 2021 г. вообще трудового стажа.

Если, допустим, половина коллектива не выразит желания взаимодействовать с работодателем электронно, тогда, может быть, вообще кадровику лучше не затевать никакого перехода на КЭДО.

Какие основные выгоды от перехода на КЭДО:

- экономия времени за счет того, что не надо искать работника, чтобы взять у него подпись;

- оперативное решение вопросов (например, можно подписать график отпусков у работника, находящегося в командировке или на больничном);

- выстраивание работы с дистанционными работниками (которых мы, может быть, даже в глаза не видели);

- вся актуальная кадровая документация организации может, грубо говоря, уместиться на флешке;

- кадровик и организация в целом переходом на КЭДО могут продемонстрировать свою «современность».

Но и минусы тоже есть:

- надо тратить время на более качественную проработку электронных документов, особенно перед тем, как их хранить на серверах Роструда;

- то, что все кадровые документы могут уместиться на флешку это не только плюс, но и минус (информация по кадрам может составлять коммерческую тайну, а некоторым злоумышленникам электронные документы могут помочь осуществить рейдерский захват);

- есть некоторый риск потерять всю электронную кадровую документацию разом (бумажные документы тоже можно потерять, но если использовать свою собственную информационную систему и иметь неквалифицированного ИТ-специалиста, риск будет выше в случае КЭДО);

- придется считаться с тем, что работники уже скачали себе подписанный pdf-файл, и тогда задним числом не получится переделать этот документ (если мы решили, например, изменить график отпусков, тогда придется сначала издать приказ о недействительности утвержденного графика отпусков, а потом утверждать новый);

- у кадровика появится новая обязанность – знакомить каждого нового работника с тем, что в организации введена КЭДО (согласно новой статье 22.2 Трудового кодекса);

- требования к электронным кадровым документам жестче – при создании электронных документов будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, и эти требования будут отдельно устанавливаться Минтрудом по согласованию с Минцифры (то есть повышаются риски, если будешь выкладывать свои pdf-документы, а не созданные с помощью обещанных «конструкторов»).

Последовательность перехода на КЭДО такая:

- разрабатывается локальный нормативный акт о переходе на КЭДО (например, приказ или распоряжение),

- согласуется с профсоюзом,

- утверждается,

- разрабатывается другой ЛНА под названием «Порядок осуществления электронного документооборота» (в принципе, если таковой уже есть, то достаточно изменить его, подогнав под новые требования),

- согласуется с профсоюзами,

- утверждается,

- работодатель уведомляет каждого работника о переходе на КЭДО (причем в срок, оговоренный в приказе (распоряжении)), берется согласие у работника (причем отсутствие согласия трактуется как несогласие),

- всех новых работников информируем о КЭДО под подпись, берем согласие (его лучше взять в любом случае, хотя закон и предусматривает, что у тех, кто не работал до 31 декабря 2021 года, можно не брать согласие).

Приказ (распоряжение) о введении КЭДО обязательно должен содержать:

- сведения об информационной системе, которая будет использоваться (платформа «Работа в России» или иная),

- порядок доступа к информационной системе работодателя (если не выбрана «Работа в России»),

- перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот (какие-то можно вести в бумажном виде, какие-то в электронном),

- перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот (например, можно выделить тех, кто работает дистанционно),

- дата введения КЭДО,

- срок уведомления работников о переходе на КЭДО.

Порядок должен включать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними, периодичность такого подписания и ознакомления,

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам КЭДО,

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге,

- процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Что интересно, у работника, который отказался от КЭДО, есть право потом в любое время согласиться с ним, но обратное уже не верно: если работник согласился на КЭДО со своим текущим работодателем, отказаться потом от него он уже не сможет.

И тут возникает неприятная коллизия, с которой некоторым кадровикам волей-неволей придется столкнуться. Допустим, работодатель решил в качестве эксперимента перейти на КЭДО чуть-чуть. Например, график отпусков делать в электронном виде, а все остальное как раньше. Многие работники, сочтя, что тут у них нет никаких рисков, оставят свое письменное согласие на КЭДО. А потом работодателю электронный документооборот может так понравиться, что он все свои кадровые документы переведет в электронный формат. Он издаст приказ о расширении перечня электронных документов, и здесь согласие работника уже не требуется, потому что он уже дал свое согласие на «взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота» (как написано в законе). Кому-то из работников это, конечно, сильно не понравится, потому что у них возникнет ощущение, что их обманули. Это тоже надо учитывать.

Ссылка на закон.