Заверение копии документа самой организацией

 

Не всегда можно представить оригинал документа: или это является невозможным, или это нецелесообразно. Например, кадровик не может отдать на руки саму трудовую книжку, если она вдруг понадобилась работнику (скажем, для оформления кредита). Тогда мы делаем копию трудовой книжки. Другой пример. Какая-то инстанция затребовала, например, трудовой договор. В принципе, можно отдать и оригинал, но тогда мы сильно рискуем потерять его. Поэтому тоже делаем его копию.

Самой процедурой заверения копии документа мы подтверждаем соответствие копии документа подлиннику документа.

Сначала делаем копию документа на ксероксе (цветном или черно-белом).

Снизу, под реквизитом «подпись» делаем отметку о заверении копии. Пишем слово «Верно» (это согласно ГОСТу, но в деловой практике мы пишем «Копия верна». Пишем наименование должности лица, заверившего копию, ставим его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату заверения копии, после чего заверяем печатью организации. Если делаем копию для своей организации (например, вложить в личное дело копию приказа о приеме на работу), то печать можно не ставить (согласно ГОСТу).

Если копия выдается для представления в другую организацию, то еще добавляем надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в [наименование организации] в деле N ... за ... год».

Вместо надписи «Копия верна» можно использовать штамп «Копия верна».

В идеале лучше заказать большой штамп (один или два), заменяющий весь текст. Там, где дата и место хранения, предусматривается прочерк, чтобы потом заполнить его от руки.

Если мы заверяем многостраничный документ (например, трудовую книжку), то можно сшить документ и заверить его целиком одной надписью (штампом) снизу отметки о прошивке. Можно не сшивать многостраничный документ, но тогда надо на каждой его странице сделать надпись (поставить штамп).

Каждый лист (или страницу) мы нумеруем. Если в отметке о сшивании мы пишем, что столько-то листов, то мы нумеруем именно листы. Если пишем, что столько-то страниц, то нумеруем именно страницы.

Документы и письма

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

2. Приказ Росархива от 11.04.2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».

3. Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 «О заверении копиий документов, представляемые в налоговые органы».

4. Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе».

© Анна Карманова, 2021

 


См. также

Кадровое делопроизводство

 


Рейтинг@Mail.ru    RSS RSS    azps@azps.ru